Colombia se encontraba en mora frente a la reglamentación de la firma electrónica de los contratos de trabajo. Este vacío normativo ha sido subsanado a través del Decreto 526 de 2021 expedido por el Ministerio del Trabajo y que entró en vigencia a partir del 19 de mayo de 2021. Esta norma adiciona el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. A continuación, les contamos como aplicar esta modalidad de formalización del contrato de trabajo en sus empresas.
Primero lo primero, el Código Sustantivo del Trabajo dispone que los contratos de trabajo tienen unas modalidades, y a su vez unas formas, siendo una de ellas el contrato escrito, que podrá a partir de la entrada en vigor de este decreto, ser firmado de manera electrónica por alguna de las partes o incluso por ambas. Ahora, esto no significa cambio alguno en los requisitos de dichos contratos de trabajo, los que se mantienen al tenor del artículo 39 del precitado código.
Las condiciones para tener en cuenta en la firma digital o electrónica se encuentran establecidas en la Ley 527 de 1999 o en el Decreto 1074 de 2015, que señalan aspectos como:
- Acceso y uso de mensajes de datos.
- Definición de la firma digital.
- Identificación de quienes formalizan su firma con mensajes de datos.
- Confiabilidad del método utilizado.
- Fuerza probatoria de los mensajes de datos.
El empleador dispondrá directamente o por medio de un tercero, los medios que utilizará para la firma electrónica de los contratos de trabajo, garantizando en todos los casos el cumplimiento de condiciones y requisitos que expresamente el decreto señala. Una vez firmado el contrato de trabajo por este medio electrónico o digital, tendrá la obligación de conservar y permitir el acceso a los trabajadores cuando requieran copias de este, aclarando que, firmado el documento, se mantiene la obligación de entregar una copia (virtual) del documento al trabajador.
Por último, es deber del empleador aplicar las reglas del tratamiento de datos personales para la formalización de los contratos según esta modalidad. Por otra parte, se entenderá vigente la firma de acuerdo con la duración del contrato de trabajo, sus prórrogas o modificaciones. No podrá bajo ninguna circunstancia descontarse, o establecer en cabeza del trabajador obligación de pago en razón a la firma digital o electrónica, y, además, se entiende que los documentos firmados acorde a la norma, aún cuando se finalice el vínculo laboral, se mantendrán validos, eficaces y con fuerza probatoria.